Otrdien, parādot kā lietot Gmail, man tika uzdots jautājums, un tā nebija pirmā reize, kad to dzirdēju. Jautājums bija "Kā izveidot melnrakstu kopijas pakalpojumā Gmail, lai klientiem atbildēšana neaizņem tik daudz laika?" Mēģinot šeit TechJunkie regulāri atbildēt uz jautājumiem, es domāju, ka tas ir galvenais kandidāts.
Skatiet arī mūsu rakstu Kā pasūtīt Gmail pēc lieluma
Jautājums, kas faktiski tiek uzdots, vairāk attiecas uz e-pasta veidnēm, nevis uz melnraksta kopiju saglabāšanu. Es kādam parādīju, kā iestatīt automātiskos atbildētājus un etiķetes savam jaunajam uzņēmuma e-pastam. Viņi vēlējās, lai daži katlu plākšņu e-pasti tiktu nosūtīti klientiem, lai viņi neatpaliktu no administratora visas dienas garumā. Atbilde ir izveidot e-pasta veidnes.
Varat izveidot šo dokumentu kopijas un paturēt tos kā melnrakstus, ja vēlaties, taču ar veidnēm varat darīt daudz vairāk.
E-pasta veidnes
E-pasta veidnes ir ietaupoša žēlastība visiem mazo uzņēmumu īpašniekiem vai tiem, kuri uzskata, ka viena un tā paša veida e-pastā saka vienas un tās pašas lietas. Es tos esmu izmantojis kopš sava biznesa uzsākšanas, un viņi gadu gaitā ir ietaupījuši man simtiem stundu.
E-pasta veidnes var arī padarīt jūs izskatīgāku. Jūs varat atbildēt ātrāk un vienkāršs “Paldies par jūsu e-pastu, viena no mūsu komandām sazināsies tieši ar jums 24 stundu laikā” var dot klientam justies novērtētam. Ņemot vērā to, cik viegli to izdarīt, ļoti iesaku tos izmantot.
Kā izveidot e-pasta veidnes pakalpojumā Gmail?
Gmail izsauc veidnes konservētās atbildes, un jums ir jāatspējo šī funkcija, pirms varat tās izmantot. Kad tas ir izdarīts, varat izveidot tik daudz e-pasta veidņu, cik vēlaties.
- Atveriet Gmail un piesakieties.
- Augšējā kreisajā stūrī atlasiet cog izvēlnes ikonu un atlasiet Iestatījumi.
- Atlasiet cilni Labs.
- Pārslēgt konservētās atbildes (veidnes) uz Iespējot.
- Lapas apakšā atlasiet Saglabāt izmaiņas.
Tagad funkcija ir iespējota, mēs varam sākt veidot veidnes. Jūs to darāt, izmantojot iesūtni pakalpojumā Gmail, tāpēc mēs ejam tālāk.
- No iesūtnes atlasiet Rakstīt e-pastu.
- Izveidojiet vēlamo e-pastu kā parasti.
- E-pasta loga labajā apakšējā stūrī atlasiet pelēko bultiņu uz leju.
- Atlasiet Konservētās atbildes un Jaunas konservētas atbildes.
- Piešķiriet tam jēgpilnu vārdu un izvēlieties Labi, lai saglabātu.
Kad esat saglabājis saglabāto atbildi, varat droši izdzēst melnrakstu.
Sastādot savu reakciju, personīgais kontakts ir jāsabalansē ar vispārīgu raksturu, lai jūs nevienu neaizvainotu. Tas nozīmē vai nu tādu lietu kā vārdu un datumu atstāšanu e-pastā un aizstāšanu ar laika periodiem. Vai arī pirms nosūtīšanas šos personīgos pieskārienus varat pievienot ar roku. Pēdējais ir vēlams, jo personīgais pieskāriens rada attiecības, uz kurām varat veidot. Tomēr tas ne vienmēr ir iespējams, tāpēc jums ir jāizmanto savs spriedums.
Izmantojot savu e-pasta veidni
Tagad esat izveidojis savu e-pasta veidni vai sagatavotu atbildi, ir pienācis laiks to izmantot. Kad saņemat savu pirmo iespēju izmantot veidni, rīkojieties šādi:
- E-pastā, uz kuru vēlaties atbildēt, atlasiet Atbildēt.
- Ekrāna apakšējā labajā stūrī atlasiet pelēko bultiņu uz leju.
- Atlasiet Saglabātas atbildes un atlasiet atbildi.
- Pievienojiet personalizētus datus, lai e-pasts būtu atbilstošs.
- Sūtīt.
To pašu var izdarīt, izmantojot Rakstīt un izveidojot jaunu e-pastu, bet atbildes metode tiek atrasta daudz ātrāk.
Izmantojot savu atbildi kā e-pasta automātisko atbildētāju
Veicot e-pasta veidni vēl vienu soli tālāk, kā būtu izveidot konservētu atbildi kā automātisku atbildi uz ienākošo e-pastu. Jums būs jāsaglabā sava vispārīgā atbilde, taču tas ir lielisks veids, kā apstiprināt pasūtījumus vai jautājumus un izveidot labas attiecības ar klientu.
- Pakalpojumā Gmail atveriet Iestatījumi un atlasiet cilni Filtri.
- Atlasiet saiti Izveidot jaunu filtru.
- Izveidojiet filtra iedarbināšanas kritērijus. Tas, iespējams, būs unikāls tieši jums, tāpēc atlasiet kaut ko, kas darbojas.
- Loga apakšējā labajā stūrī atlasiet Izveidot filtru ar šo meklēšanu.
- Atlasiet Sūtīt atbildētu ziņojumu un atbildi, kuru vēlaties izmantot.
- Atlasiet Izveidot filtru.
Tagad, kad tiks izpildīti filtrēšanas kritēriji, Gmail automātiski nosūtīs jūsu atbildi uz atbildi. Tas ir ideāli piemērots apstiprinājumiem vai atjauninājumiem, un to var iestatīt, lai iedarbinātu vairākos veidos. Man nav iespējams tos visus šeit uzskaitīt, taču jūs atpazīsit e-pasta ziņojumos izmantoto modeli. Piemēram, visi e-pasti tiek nosūtīti uz jūsu e-pasta adresi vai uz jebkuru e-pastu, kurā ir vārds “Pasūtīt”. Jums rodas ideja.
