Google dokumenti ir revolucionārs veids, kā pārvaldīt failus un dokumentus mūsdienu apstākļos. Tas ļauj jums uzreiz sadarboties ar dažādiem lietotājiem, vienlaikus nodrošinot piekļuvi informācijai no jebkuras ierīces ar interneta savienojumu.
Skatiet arī mūsu rakstu Kā izdzēst visus dokumentus pakalpojumā Google dokumenti
Tomēr, strādājot Google dokumentos - īpaši, ja šos failus pārvaldāt katru dienu - ir svarīgi, lai jūs būtu neticami organizēts. Ja to nedarīsit, jūs riskējat pazaudēt svarīgus datus un tērēt laiku, meklējot lietas, kuras jūs varētu atrast uzreiz.
Lai palīdzētu organizēt Google dokumentus, vēlaties izmantot mapes. Mapes ir lieliskas, jo tās palīdz grupēt dažādas tēmu idejas vienā digitālā segmentā. Varat tos izmantot, lai organizētu pēc darba vietas, koncepcijas, kategorijas un daudz ko citu. Tomēr Google Docs pats par sevi nevar izveidot mapes. Tā vietā jūs tos faktiski izveidojat Google diskā - sistēmā, kas ir tieši saistīta ar citu Google programmatūru. Neuztraucieties; process joprojām ir neticami vienkāršs.
Šajā rokasgrāmatā mēs parādīsim, kā izveidot mapi Google diskā, lai sakārtotu jūsu Google dokumentus.
Kā izveidot mapi Google diskā
Lai izveidotu mapi Google diskā, jūs vēlaties atvērt vēlamo pārlūku. Pēc tam dodieties uz Google disku, pierakstieties, un jums būs pieejams visiem jūsu priekšā esošajiem failiem un dokumentiem.
No šejienes jūs varat izveidot jaunu dokumentu, lai organizētu, vai arī izvēlēties jau esošos, kas jāievieto.
Dokumentu organizēšana
Ja atrodaties Google dokumentu dokumentā, blakus virsrakstam varat nokļūt līdz mapes taustiņam. Turpmāk jums tiek dota iespēja nosaukt jaunu mapi vai pievienot dokumentu esošai. Ja vēlaties pievienot jau esošai, noklikšķiniet uz norādītās mapes un atlasiet “Pārvietot šeit”, un dokuments tiks ievietots digitālā turēšanas telpā.
Ārpus dokumentu organizācijas
Kā jūs, iespējams, zināt, Google disks pārvalda Google dokumentus, Google izklājlapas un Google prezentācijas. Tas ļauj visus trīs segmentus un tēmu idejas sakārtot vienā.
Kad atrodaties Google diskā, bet ne kādā noteiktā dokumentā, jūs atradīsities visu savu failu sarakstā. Lai tos sakārtotu, dodieties augšējā kreisajā stūrī un atlasiet pogu “Jauns”. No nolaižamā saraksta ritiniet uz leju līdz mapei “Mape”, un parādīsies jauns. Piešķiriet mapei nosaukumu, un tā tiks parādīta jūsu dokumentu sarakstā.
Sarakstā mapes atrodas augstāk nekā faili, tāpēc paturiet to prātā. Šajā izvēlnē jums ir dažas dažādas organizācijas iespējas. Varat vilkt savus datus uz mapēm, un tie tos tur ievietos. Varat arī ar peles labo pogu noklikšķināt uz faila un atlasīt “Pārvietot uz”, un tajā tiks parādīts mapju saraksts, kurās dokumentu var pārvietot.
Abi ir neticami ātri, un katrs veids darīs tieši to, kas jums nepieciešams: organizējiet failus un dokumentus.
Mapes pārvaldīšana
Kad faili ir sakārtoti, varat ievadīt jaunu sakopšanas līmeni: mapju kārtošana.
Jūs varat kopēt un ielīmēt mapes, pārvietot tās apakšmapēs, izdzēst un veikt citas darbības. Lai pārvaldītu mapi, vienkārši ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tās sarakstā un nolaižamajā lodziņā izvēlieties vajadzīgo opciju.
Mapes arī atvieglo dokumentu grupu kopīgošanu ar citiem lietotājiem. Tā vietā, lai koplietotu katru failu pats par sevi, varat izveidot mapi, kurā salikt dažādus dokumentus un ļaut citiem to pārvaldīt. Kopīgojot šo saiti, lietotāji ar piekļuvi reāllaikā var augšupielādēt jaunus dokumentus, piekļūt citiem un daudz ko citu. Jums vairs nav jāgaida, kamēr tiek augšupielādēts dokuments, un pēc tam visu laiku jāgaida tas manuāli - kopēja sūdzība ar biežiem Google diska līdzstrādniekiem.
Ārējās iespējas
Drive mapes var atvērt arī citās lietojumprogrammās, piemēram, biznesa tērzēšanas lietotnē, Slack vai pārvaldības lietotnē Airtable. Arī mapēm var būt dažādas krāsas, un vēl ērtākai piekļuvei tās varat atzīmēt ar zvaigznīti. Google diska failu kārtošanas iespējas ir bezgalīgas.
Tagad, kad jūs zināt, kā sakārtot savus Google diska failus, pārliecinieties, ka veltījāt laiku, lai izdomātu jums vislabāko procesu. Dažiem cilvēkiem visam patīk dažādas mapes, savukārt citi dod priekšroku lielām grupām salikt vienā mapē ar apakšmapes tajā. Jebkurā gadījumā Google Drive fantastiskā organizācijas sistēma nodrošinās jūs ar rīkiem, lai turpinātu darbu, nevis tērētu laiku dažādu dokumentu un failu meklēšanai.
