Dokumentu pārvaldība ir viena no vissvarīgākajām SharePoint lietām. Uzņēmējdarbībā dokumenti bieži mainās. Viņi var sākt darboties vietnē OneDrive for Business un nonākt organizācijas komandas vietnē. Dokumenti bieži maina atrašanās vietas, tāpēc ir svarīgi zināt, vai SharePoint dokumentā ir pārvietojami dokumenti.
Vairāki veidi, kā to izdarīt
Ātrās saites
- Vairāki veidi, kā to izdarīt
- 1. File Explorer
- 2. Pārvietojieties uz / Kopēt uz
- 3. Pārvaldiet saturu un struktūru
- 4. Satura organizators
- 5. SharePoint migrācijas rīks
- 6. Trešo pušu produkti
- 7. Pielāgots risinājums
- Izvēlieties savu metodi
Ikviens, kurš ir strādājis SharePoint, zina, ka ir daudzi veidi, kā paveikt noteiktu uzdevumu. Dokumentu pārvietošana nav izņēmums. Tas, vai jūs galu galā izmantojat File Explorer vai Migration Tool, ir atkarīgs no daudziem faktoriem, piemēram, pārvietoto dokumentu skaita, versiju vēstures saglabāšanas nozīmīguma, metadatiem un daudz kas cits.
1. File Explorer
Lai dokumentu pārvietotu, izmantojot File Explorer, atveriet gan mērķa, gan avota dokumentu bibliotēkas (nav svarīgi, vai tā ir viena un tā pati vietne). Nolaižamajā izvēlnē atlasiet File Explorer . Tas atver pētnieka skatu katrai bibliotēkai. Izmantojiet vilkšanas un nomešanas, lai pārvietotu vienumus starp diviem pārlūka skatiem.
Varat pārvietot gan mapes, gan failus un saglabāt satura tipus, ja gan avota, gan mērķa atrašanās vietai ir noteikti satura veidi. Šī metode saglabā arī pielāgotus metadatus, ja gan avota, gan mērķa atrašanās vietas ir noteiktas, izmantojot tos pašus metadatus.
Tomēr process notiek manuāli, un tas drīzāk ir kopija, nevis pārvietojums, kas nozīmē, ka pēc pārvietošanas avota vienības ir jāizdzēš. Tas nesaglabā versiju vēsturi vai izveidoto, izveidoto, pārveidoto un pārveidoto īpašumus.
2. Pārvietojieties uz / Kopēt uz
Lai arī tās ir noderīgas un vienkāršas, komandas Pārvietot uz un Kopēt uz komandām ir pieejamas tikai vietnē SharePoint Online. Šī opcija ļauj jums pārvietot dokumentus no OneDrive for Business vai SharePoint uz mērķi programmā SharePoint vai OneDrive. Atlasiet failu un noklikšķiniet uz vienas no abām komandām. Izmantojot opciju Pārvietot uz, jūsu dokuments ar metadatu un versiju vēstures aizsardzību tiks pārvietots uz citu mapi tajā pašā bibliotēkā, uz citu bibliotēku vai uz citu vietni.
Šī metode ir lieliski piemērota tiešajiem lietotājiem, jo tā ir vienkārša un saprotama. Tas ļauj kopēt un pārvietot gan failus, gan mapes. Pats labākais ir tas, ka tas saglabā satura tipus, pielāgoto metadatu versiju vēsturi un izveidoto, izveidoto, pārveidoto un pārveidoto īpašumus. Tomēr komanda Kopēt uz komandu saglabā tikai visjaunāko versiju - galvenais negatīvais aspekts acīmredzami ir fakts, ka šī metode ir ekskluzīva tikai SharePoint Online.
3. Pārvaldiet saturu un struktūru
Ja iespējosit SharePoint Server publicēšanas infrastruktūras funkciju, pārejot uz Vietnes administrēšanu, jūs varēsit redzēt saiti Pārvaldīt saturu un struktūru. Izmantojot šo funkciju, jūs varat pārvietot / kopēt dokumentus. Šis ir viens no labākajiem hakatiem, kas palīdzēs vienlaicīgi pārvietot vairākus dokumentus, vienlaikus saglabājot versiju vēsturi, ko izveidoja, izveidoja, pārveidoja un pārveidoja rekvizīti. Izmantojot šo metodi, tiek saglabāts arī satura tips un metadati.
Tomēr jums būs jāieslēdz publicēšanas funkcija. Pat tad jūs nevarēsit pārvietot vairākas mapes. Iespējams, ka lielākais šīs metodes mīnuss ir tas, ka, lai to izmantotu, jums ir jābūt vietnes īpašniekam. Ak, un tas darbojas tikai vienā vietnē.
4. Satura organizators
Vienkārši aktivizējiet satura organizatora funkciju un pēc tam atlasiet maršrutēšanas kārtulas, kuras vēlaties izmantot, un ievietojiet dokumentu, kuru vēlaties pārvietot, nolaižamajā bibliotēkā. Šī metode ļauj arī pārvietot dokumentus uz jebkuru citu vietni. Konfigurēšana prasa laiku, bet jums tas jādara tikai vienu reizi. Tas arī saglabā satura veidus un pielāgotos metadatus.
Lai arī tas nesaglabā versiju vēsturi un tam ir nepieciešams administrators, tam ir noderīga funkcija, kas ļauj maršrutēt dokumentu mapē.
5. SharePoint migrācijas rīks
Microsoft zina, ka dokumentu pārvietošana SharePoint var būt nedaudz sarežģīta. Tāpēc uzņēmums nāca klajā ar bezmaksas SharePoint migrācijas rīku. Šis rīks apstrādā visu, sākot no maza mēroga līdz liela mēroga migrācijai, kas var ietvert failus, mapes un pat sarakstus no jūsu SharePoint vietnes. Vienumi tiek pārvietoti uz OneDrive vai SharePoint.
Acīmredzamākais šīs metodes ieguvums ir instrumenta spēja rīkoties ar lielu migrāciju. Tas ir arī ļoti pielāgojams un saglabā versiju vēsturi. Tomēr tas nav savietojams ar SharePoint versijām pirms 2013. gada. Turpretī daži trešo pušu migrācijas produkti ir ievērojami pielāgojamāki.
6. Trešo pušu produkti
Kvalitatīvākie trešo personu dokumentu migrācijas produkti nav bezmaksas, taču tiem ir tendence darboties fantastiski, īpaši liela mēroga migrācijas gadījumos. Tās mēdz būt pielāgojamas un ļoti pielāgojamas. Lielākā daļa šo produktu spēj saglabāt visu, ieskaitot satura tipus, metadatus, visus rekvizītus un versiju vēsturi.
No otras puses, šī metode maksā naudu. Apsverot faktu, ka maksājat par rīku, kas palīdzēs pārvietot dokumentus, jūs sākat interesēties, kāpēc SharePoint vēl nav pieejams ar lietotājam draudzīgu opciju. Vēl viens mīnuss šeit ir tas, ka trešo pušu produktiem ir nepieciešams administrators, lai tos konfigurētu un palaistu.
7. Pielāgots risinājums
Visbeidzot, jūs varat kodēt savu pielāgoto risinājumu, izmantojot dažādas metodes, piemēram, REST API. Galalietotājam nekas nav jānovirza, jūs varat pielāgot tik daudz, cik vēlaties, un varat pārliecināties, ka viss tiek saglabāts dokumentos. No otras puses, jums ir jāspēj kodēt un veltīt kādu laiku koda rakstīšanai un uzturēšanai, kas var būt īpaši sarežģīti produkta atjaunināšanas laikā.
Izvēlieties savu metodi
Programmā SharePoint ir vēl citas dokumentu pārvietošanas metodes, taču tām vajadzētu aptvert lielāko daļu jūsu vajadzību. Vispirms apsveriet, kas jums nepieciešams, un drīz jūs precīzi zināt, kuru metodi izmantot katram.
Kurai no šīm metodēm jūs dodat priekšroku? Vai esat izmantojis vairāk nekā vienu? Apspriest.
