Uzņēmējdarbības vai personīgai lietošanai Outlook kalendārs var būt visefektīvākais laika pārvaldības rīks. Jūs varat viegli organizēt un kopīgot savu grafiku ar citiem, kā arī varat apskatīt citu cilvēku kalendārus, lai nodrošinātu, ka visi atrodaties vienā lapā, kad ir norādīti termiņi.
Skatiet arī mūsu rakstu Kā sinhronizēt Google kalendāru ar Outlook
Programmā Outlook ir daudz funkciju, kas atvieglo sadarbību, taču tas nepadara to perfektu. Ja jums rodas jautājums, kurš skata jūsu kalendāru, jūs varētu paklupt uz dažiem ierobežojumiem.
Vai varat redzēt, kurš skatīja jūsu kalendāru?
Atbilde uz šo jautājumu ir “jā un nē”. Kaut arī šī funkcija zināmā mērā ir pieejama, tā patiesībā nepiedāvā jums visu nepieciešamo informāciju.
Ja vien jūs neesat kalendāra administrators, nav iespējas redzēt, kurš ir apskatījis jūsu kalendāru. Un, ja jūs esat administrators, vienīgais, ko varat redzēt, ir pēdējais konts, kurā tajā pieteicāties. Tiklīdz cits konts aplūko kalendāru, iepriekšējais kļūst neredzams, tāpēc nevar redzēt visu to cilvēku sarakstu, kuri to ir apskatījuši.
Tuvākā lieta ir pārbaudīt, kurš var redzēt jūsu kalendāru. To var izdarīt, dodoties uz Kopīgot> Kalendāra atļaujas. Jūs redzēsit pilnu to cilvēku sarakstu, kuriem ir pieeja jūsu kalendāram, un piekļuves veidu.
Kā jūsu kalendārs izskatās citiem?
Tas, kā citi redzēs jūsu kalendāru, ir atkarīgs no informācijas, kuru nolemjat koplietot ar viņiem. Ja vien jūs nenolemjat dalīties ar informāciju par savu darbību, vienīgais, ko viņi varēs redzēt, ir tas, vai esat brīvs vai aizņemts.
Ja jūs nolemjat koplietot savu kalendāru ar citām tautām, viņi varēs redzēt visu informāciju par jūsu tikšanās reizēm. Ja vēlaties ierobežot piekļuvi dažām detaļām, varat iestatīt īpašas tikšanās kā Privāta.
Kopīgojot kalendāru, jūs varat izvēlēties dažādas piekļuves atļaujas. Piemēram, ja izvēlaties Pilna informācija, cilvēki redzēs tēmu, laiku, vietu un visas piezīmes un informāciju, ko esat ievietojis kalendārā.
No otras puses, ierobežota informācija parādīs tikai tēmu, laiku un vietu.
Neatkarīgi no sevis jūs varat norīkot redaktorus un delegātus, kas var rediģēt arī jūsu kalendārus. Delegāti var rīkoties jūsu vārdā, daloties ar dažādu informāciju, kā arī nosūtot un atbildot uz pieprasījumiem.
Kā atvērt citu cilvēku kalendārus?
Citu cilvēku kalendāru skatīšana programmā Outlook ir diezgan vienkārša, un to var izdarīt ne vairāk kā ar dažiem klikšķiem. Lūk, kas jums jādara:
- Programmas Outlook kalendāra lapā dodieties uz Atvērt kalendāru> Atvērt kopīgo kalendāru .
- Jūs saņemsit uznirstošo logu, kurā norādīti to cilvēku vārdi, kuru kalendārs jums ir pieejams. Noklikšķiniet uz Nosaukums… un pēc tam sarakstā atlasiet vārdu.
Atkarībā no piekļuves atļaujas varēsit redzēt atšķirīgu informāciju. Tas parādīsies ekrāna labajā pusē, un jūs varat apskatīt līdz pat 30 kalendāriem blakus.
Kā deleģēt piekļuvi kalendāram?
Ja plānojat doties atvaļinājumā vai ja jūs vienkārši vēlaties, lai kāds cits kāda iemesla dēļ pārvaldītu jūsu kalendāru, varat to izdarīt, izraugoties delegātu. Kā minēts, delegāti pārvaldnieka vārdā var nosūtīt un pieņemt sapulces pieprasījumus un rediģēt dažādus dokumenta elementus.
Tālāk ir norādīts, kā ļaut kādam, piemēram, padotajam, pārvaldīt jūsu kalendāru:
- Kalendāra skatā dodieties uz Fails> Konta iestatījumi un pēc tam izvēlieties Deleģēta piekļuve .
- Noklikšķiniet uz Pievienot un pēc tam atlasiet vārdu sarakstā vai ierakstiet to. Noklikšķiniet uz vārda un dodieties uz Pievienot .
- Izvēlnē Delegātu atļaujas piešķiriet pilnvarotajam redaktora atļaujas. Vēl viena lieta, ko varat darīt, ir aizvērt dialoglodziņu un izvēlēties vienu no šīm iespējām:
- Tikai mani pārstāvji, bet sūtīt man sanāksmju pieprasījumu un atbilžu kopijas.
- Tikai mani delegāti.
Tas citam lietotājam nodrošinās pilnīgu piekļuvi jūsu kalendāram, un jūs varēsit redzēt visu, kas notiek ar jūsu grafiku.
Pārvaldiet savu laiku
Ir daudz iespēju, kas ļauj efektīvi pārvaldīt savu laiku, izmantojot programmu Outlook. Turklāt jūs varat dalīties ar savu grafiku ar saviem komandas biedriem un paskatīties uz viņiem. Jūs varat organizēt visa veida projektus un sekot līdzi progresam.
Vai par Outlook ir kaut kas cits, ko vēlaties uzzināt? Jūtieties brīvi dalīties ar saviem ieteikumiem zemāk esošajos komentāros.
