Ja jūsu organizācija izmanto Google dokumentus vai G Suite vai arī jūs strādājat ar organizācijām, kas to dara, zinot, kurš un kad ir apskatījis kādu dokumentu, var būt noderīga informācija. Sākot no tā, ka visi lasīs projektu, noteikumu un nosacījumu, jūsu jaunākā iesnieguma, politikas un procedūras vai kādu citu svarīgu dokumentu, varēs redzēt, kas un ko izdarīja, kas ir būtiska sastāvdaļa jebkurā situācijā, kur ir atbildība.
Skatiet arī mūsu rakstu Kā instalēt pielāgotos fontus Google dokumentiem
Vēl nesen jūs neredzējāt, kas skata jūsu Google dokumentu. Varēja redzēt, kurš to rediģēja, bet ne kurš to vienkārši lasīja. Ja viņi nesaglabāja, rediģēja un neatstāja komentāru, jums nebija ne mazākās nojausmas, vai kāda konkrēta persona vispār lasīja dokumenta jaunāko versiju. Turklāt, tā kā jūs varat kopīgot Google dokumentus ar tikai lasīšanas atļaujām, varat koplietot dokumentu ar dažiem cilvēkiem ar nodomu pārskatīt dokumentu, bet neveikt nekādas izmaiņas.
Tagad, ja jūs strādājat organizācijā, varat konfigurēt lietas, lai jūs varētu redzēt, kas skatīja jūsu Google dokumentu. Jūs joprojām neredzat to, kurš apskatīja jūsu Google dokumentu, ja izmantojat Google dokumentu bezmaksas Google Apps versijā.
Google nesen pievienoja iespēju G Suite redzēt, kas apskatīja jūsu Google dokumentu, kurā ietilpst Google Apps un uzticama e-pasta mitināšana. G Suite ir ļoti populārs mazos un vidējos uzņēmumos, kuri vēlas iestatīt e-pasta mitināšanu uzņēmuma domēna vārdam.
G Suite aktivitātes monitors
Ja organizācijā izmantojat G Suite un koplietojāt Google Doc ar citiem, lai sadarbotos vai vienkārši lasītu dokumentu, varat izmantot Activity Monitor, lai redzētu Google Doc faila “skatījumu vēsturi”.
- Atveriet Google dokumentu, kura skatīšanas vēsturi vēlaties aplūkot
- Pēc tam noklikšķiniet uz augšupvērstās bultiņas ikonas augšējā labajā stūrī vai dodieties uz nolaižamo izvēlni Rīki
- Atveriet aktivitātes monitoru
- Pēc tam noklikšķiniet uz cilnes Visi organizācijas skatītāji
Šis process ļaus jums izsekot skatījumus dokumentā, ieskaitot katra skatītāja pēdējā skata datumu un laiku. Ja savā Google dokumentā neredzat skatīšanas vēstures opciju, tas, iespējams, nozīmē, ka esat pieteicies Google dokumentu bezmaksas versijā, kas ir pievienota katram Google Apps kontam, kuru saņemat kopā ar Gmail kontu.
Skatītāju un komentāru tendences
Papildus tam, lai redzētu, kas skatīja jūsu Google dokumentu un kad Activity Monitor, jūs varat arī redzēt tendences, kad cilvēki skatījās vai komentēja jūsu dokumentu.
Skatītāju tendence - parāda joslu diagrammu ar unikālo skatītāju skaitu jebkurā jūsu izvēlētajā laika posmā no 7 dienām līdz “visu laiku”
Komentāru tendence - parāda komentāru tendenču joslu diagrammas jebkurā laika posmā no 7 dienām līdz “visu laiku”
Izslēdziet skatīšanas vēsturi
Funkciju varat izslēgt, ja strādājat ar konfidenciālu failu vai kaut ko citu, kas nav paredzēts publiskam patēriņam. Lai gan tas nepalielina privātumu, tas ir iestatījums, kas liek prātam atviegloties.
- Atveriet Google dokumentu
- Dokumenta augšējā labajā pusē noklikšķiniet uz augšupejošās bultiņas vai nolaižamajā izvēlnē dodieties uz Rīki
- Atveriet aktivitātes monitoru
- Sadaļā Dokumentu iestatīšana pārslēdziet Rādīt mana skatījuma vēsturi šim dokumentam
Uzziniet, kurš mainīja jūsu Google dokumentu
Skatu skaitīšana ir noderīga pārskatatbildībai un pārliecināties, vai cilvēki, kuriem jūs nosūtāt dokumentu, to faktiski lasa, taču svarīgāka ir versijas kontrole. It īpaši, ja strādājat regulētā nozarē. Versijas vadība ir tāda, ko Google Docs ir darījis kādu laiku, un tā parādīs, kurš ir rediģējis dokumentu, saglabājis vai kopīgojis to.
Ja jūs interesē versijas kontrole vai vēlaties pārliecināties, ka neviens nav veicis izmaiņas, tām nevajadzētu bloķēt failu, varat to uzzināt.
- Atveriet Google dokumentu, kuru vēlaties izsekot
- Atlasiet Failu un versiju vēsture
- Atlasiet Skatīt versiju vēsturi
Ekrāna labajā pusē vajadzētu parādīties slīdņa logs, kurā būtu redzama katra attiecīgā dokumenta saglabāšana un rediģēšana. Atkarībā no tā, kā esat iestatījis G Suite vai Google Docs, šos datus varat redzēt arī, dokumenta augšpusē atlasot saiti “Pēdējā rediģēšana bija…”. Tas ved jūs tieši tajā pašā vietā.
Šajā slaida logā jums arī vajadzētu būt iespējai pirms labojumu izdarīšanas apskatīt dokumenta iepriekšējo versiju. Tas ir svarīgi versijas kontrolei, jo jums ir izsekošanas izsekošana par to, kādas izmaiņas tika veiktas, kad un kas to izdarīja. Tas ir noderīgi arī tad, ja esat veicis dažas izmaiņas, gulēt uz tā, mainīt savas domas un vēlaties tās atgriezt.
Uzziniet, kurš ir kopīgojis jūsu Google dokumentu
Varat arī redzēt, kurš un kad ir kopīgojis jūsu Google dokumentu. Varat arī redzēt koplietošanas iestatījumus, lai jūs varētu labāk kontrolēt piekļuvi dokumentam.
- Atveriet Google disku un augšējā labajā stūrī atlasiet apaļo “i” ikonu
- Labajā pusē esošajā slīdnī atlasiet Aktivitāte
Jums vajadzētu redzēt, vai dokuments ir vai nav ticis koplietots, kurš pēdējo reizi rediģēja dokumentu un kad ar to tika veikta pēdējā darbība. Tas ir īss, bet stāsta jums to, kas jums jāzina.
Varat arī pārbaudīt dokumentā, atlasot Koplietot. Personu vārdi parādīsies uznirstošajā logā. Ja ir vairāki cilvēki, atlasiet vārdu un parādīsies visu vārdu saraksts.
Tas ir kā redzēt, kas apskatīja jūsu Google dokumentu, mainīja to, kopīgoja to vai jebkādā veidā ar to sadarbojās. Tas darbojas tikai G Suite un Google Docs, kas reģistrēti organizācijām, nevis privātpersonām, bet darbojas!
