Vai jūs to vienkārši ienīst, kad vēlaties paņemt pāris dienas atvaļinājuma, un jūs arvien saņemat tonnas e-pastu un tālruņa zvanus no klientiem vai kolēģiem? Protams, jūs varētu paziņot dažiem no viņiem, ka esat prom, bet ko darīt, ja viņi nepārbauda iesūtnes?
Skatiet arī mūsu rakstu Kā automātiski pārsūtīt e-pastu programmā Outlook
Jūs pat nevarat sazināties ar visiem, pat strādājot, nemaz nerunājot par brīvo laiku. Tomēr, iespējams, ka jūs joprojām satriecat ar darbu saistītos e-pastus pat atvaļinājuma laikā. Par laimi, ir veids, kā visiem paziņot, ka konkrētā laika posmā jūs neesat pieejams.
Automātiskā atbildētāja iestatīšana
Ja jūs izmantojat Microsoft Outlook, ir ļoti vienkārša metode, kuru varat izmantot, lai neļautu cilvēkiem aiz muguras. To sauc par automātisko atbildētāju. Tas būtībā nozīmē izsūtīt iepriekš ieprogrammētu atbildi ikvienam, kurš ar jums sazinās jūsu brīvā laika laikā.
To varētu iestatīt tikai minūtes, stundas vai pat dienas vai mēnešus iepriekš. Automātiskas atbildes nosūtīšana var nodrošināt, ka katru dienu nesaņemsit desmitiem ar darbu saistītu e-pasta paziņojumu, neatkarīgi no tā, vai jūs pavadāt kvalitatīvu laiku kopā ar ģimeni vai dodaties kādā saulainā pludmalē.
Tālāk ir aprakstīts, kā programmā Outlook var iestatīt automātisko atbildētāju un to izslēgt, kad tas vairs nav nepieciešams.
Automātisko atbilžu iestatīšana
- Noklikšķiniet uz pogas Nosūtīt automātiskās atbildes.
- Atzīmējiet izvēles rūtiņu Sūtīt tikai šajā laika diapazonā.
- Ievadiet sākuma datumu un beigu datumu, lai automātiskai atbildei sniegtu nepieciešamos parametrus. Veicot šo darbību, izmantojiet laukus Sākuma laiks un Beigu laiks.
Jūs droši vien pamanījāt, ka ir divas cilnes:
- Manā organizācijā
- Ārpus manas organizācijas
Noklikšķinot uz lauka Inside My Organization, visas automātiskās atbildes tiks nosūtītas uz e-pasta adresēm, kas reģistrētas organizācijā, kurā strādājat (piemēram, jūsu universitātē vai uzņēmumā). Viss, kas jums jādara, ir - ierakstiet ziņojumu un noklikšķiniet uz Labi, lai to saglabātu.
Opcija Ārpus manas organizācijas ir paredzēta ārējām e-pasta adresēm. To var izmantot, lai iestatītu automātisko atbildi:
- Vispirms atlasiet cilni Ārpus manas organizācijas.
- Pārbaudiet iespēju Automātiskā atbilde personām, kas atrodas ārpus jūsu organizācijas. To var iestatīt, lai nosūtītu e-pastus tikai personīgiem kontaktiem vai visiem ārpus organizācijas.
- Ievadiet ziņojumu tekstlodziņā un rediģējiet to, kā vēlaties.
- Iestatiet sākuma un beigu laiku tāpat, kā rīkotos iekšējām atbildēm.
- Noklikšķiniet uz Labi, lai saglabātu ziņojumu.
Kā ir ar deaktivizācijas procesu?
Lai deaktivizētu ārpus biroja sniegtās atbildes, jums jāievēro vienkārša procedūra. Vispirms jums jānoklikšķina uz cilnes Fails, pēc tam uz cilnes Informācija un pēc tam uz pogu Automātiskās atbildes.
Jums tiks piedāvātas divas izvēles rūtiņas:
- Nesūtiet automātiskas atbildes
- Sūtiet automātiskas atbildes
Izvēlieties pirmo iespēju, un automātiskās atbildes funkcija tiks izslēgta. Tas jādara gan iekšējām, gan ārējām atbildēm.
Gala vārds
Ņemiet vērā: ja vēlaties atsākt automātisku atbilžu sūtīšanu cilvēkiem, jums būs jāiestata jauns datums un laiks. Ja funkcija ir izslēgta, jums jāatstāj deaktivizācijas darbības un tā vietā jāizvēlas opcija Sūtīt automātiskās atbildes. Tas ļaus jums atkal rediģēt laika diapazona laukus, kā arī iestatīt izejošo ziņojumu.
