E-pasts ir absolūti nepieciešams darbam 21. gadsimtā, sākot no komunikācijas starp komandas locekļiem un beidzot ar nākamo dažu mēnešu vēlamo projektu plānošanu. Problēma, protams, ir tā, ka viedtālruņu un planšetdatoru laikmetā šķietami nav iespējams atvienoties no darba uz jebkuru laika posmu. E-pasts viedtālrunī būtībā ir prasība lielākajai daļai uzņēmumu, taču tas nozīmē, ka jūsu darba devējs var jebkurā laikā sazināties ar jums. Ikviens ir pelnījis pārtraukumu no darba un laika, prom no e-pastiem, zvaniem un visiem tiem saziņas līdzekļiem, kurus mums ir tik grūti atstāt. Neatkarīgi no tā, vai dodaties atvaļinājumā vai vienkārši vēlaties kvalitatīvi pavadīt laiku kopā ar ģimeni vai draugiem, programmas Outlook ārpus biroja iestatīšana ir pirmais solis, lai uz laiku atstātu darbu. Lūk, kā to izdarīt.
Skatiet arī mūsu rakstu Dropbox Vs Google disks - kurš ir labāks?
Kāpēc uztraukties par ziņojumu ārpus biroja?
Ziņojuma izveide ārpus biroja, iespējams, nedarīs jūsu priekšnieku laimīgu, taču tas vismaz ļaus visiem jūsu darba kopienā un nepiederošām personām mēģināt sazināties ar jums. Tad kāpēc ir svarīgi iestatīt ziņojumu ārpus biroja? Patiesībā tam ir daži iemesli:
Tas ir labs veids, kā ļaut kolēģiem, vadītājiem un klientiem, ka noteiktā laikā neesat sazinājies. Tas jo īpaši attiecas uz gadījumiem, kad esat atvaļinājumā ilgāk par pāris dienām.
Tas ir profesionāls . Ja kādam ir nepieciešama jūsu palīdzība saistībā ar kaut ko vai kādam klientam ir kāds vaicājums, viņiem palīdzot informēt viņu, ka neesat blakus noteiktā laika posmā. Viņi zina, ka jāgaida, līdz jūs atgriezīsities, vai var vērsties pie kāda cita. Abi palīdz biznesam un jums.
Tas cilvēkiem saka, ka nemāciet tevi . Ja iestatāt ziņojumu ārpus biroja, cilvēki zina, ka esat atvaļinājumā, izmantojat personīgo laiku vai ko citu. Pēc tam viņi mazāk zvana vai sūta jums īsziņas.
Tas dod priekšniekam vēl mazāk sūdzību . Ja strādājat pie prasīga priekšnieka un vēlaties atgriezties, jūs iegūsit pretestību. Tomēr, ja jūs spēlējat spēli un rīkojaties profesionāli, no disciplīnas viedokļa to ir maz.
Ja ir viena lieta, kas ir svarīga darbā, pārliecinieties, ka jūs vienmēr pārstāvat sevi kā profesionāli visredzamākajā nozīmē.
Iestatiet Outlook ziņojumu ārpus biroja
Atbildes ziņojuma ārpus biroja iestatīšana nedaudz atšķiras atkarībā no tā, vai lietojat programmu Outlook 2016 vai vecāku vai programmu Office 365. Es apskatīšu abus.
Outlook 2016 un vecākas versijas
Šajā procesā ir diezgan daudz soļu, bet tas ir diezgan vienkārši izdarāms.
- Izveidojiet jaunu e-pastu un uzrakstiet atbildi ārpus biroja. Iekļaujiet priekšmetā Ārpus biroja, bet galapunktu atstājiet tukšu.
- Atlasiet Fails un Saglabāt kā.
- Saglabāt kā Outlook veidni, kur rakstīts Saglabāt kā tipu.
- Atlasiet Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus un atlasiet kontu, kuram vēlaties lietot ziņojumu.
- Atlasiet Jauns noteikums.
- Atlasiet Piemērot noteikumu saņemtajiem ziņojumiem un noklikšķiniet uz Tālāk.
- Atlasiet Kur mans vārds atrodas lodziņā Kam un noklikšķiniet uz Tālāk un pēc tam apstipriniet uznirstošo logu.
- Atlasiet atbildi, izmantojot īpašu veidni, un apakšējā rūtī noklikšķiniet uz teksta saites.
- Atlasiet iepriekš izveidoto veidni un atlasiet Atvērt. Noklikšķiniet uz Tālāk.
- Atlasiet, izņemot, ja tā ir automātiska atbilde, lai izvairītos no automātisku atbilžu sūtīšanas uz automātiskām atbildēm. Noklikšķiniet uz Tālāk.
- Piešķiriet noteikumam jēgpilnu vārdu un pārliecinieties, ka ir ieslēgta šīs kārtulu ieslēgšana.
- Atlasiet Finish un pēc tam OK.
Tas izveidos automātisko atbildi ārpus biroja un aktivizēs to. Lai gan šajā procesā tiek norādīts konts, kas būs aktīvs, varat to iestatīt kā aktīvu visiem e-pasta kontiem. Ieslēdzot kārtulu 11. darbībā, zem tām ir iespējas izvēlēties kārtulu, kas būtu aktīva visos kontos. Iespējojiet šo, ja nepieciešams un saglabājiet.
Izslēdziet programmu Outlook ārpus biroja
Kad esat atpakaļ no atvaļinājuma vai neatkarīgi no tā, ko darījāt, jums jāatceras izslēgt automātisko atbildi.
- Atlasiet Fails programmā Outlook.
- Atlasiet Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus un atlasiet E-pasta noteikumi.
- Atlasiet kontu un noņemiet atzīmi no izvēles rūtiņas blakus automātisko atbilžu kārtulai.
- Noklikšķiniet uz Labi, lai saglabātu izmaiņas.
Tagad jūs esat oficiāli atgriezies pie maluma!
Office 365 iestatiet ārpus biroja ziņojumu
Office 365 konti izmanto Exchange, kur Outlook konts izmanto POP, IMAP vai Exchange. Process lielākoties ir vienāds, taču pietiekami atšķirīgs, lai attaisnotu tā veikšanu.
- Programmā Outlook atlasiet Fails un automātiskās atbildes.
- Atlasiet Sūtīt automātiskās atbildes.
- Iestatiet laika grafiku, ja vēlaties. Tas ir noderīgi tādiem aizmāršīgiem tipiem kā es, kuri atstāj savu automātisko atbildi pat tad, kad atgriežas.
- Pārliecinieties, vai ir aktīva cilne Manā organizācijā, un pievienojiet savu ziņojumu.
- Atlasiet Outside My Organisation un arī tur pievienojiet atbilstošu ziņojumu. Atkarībā no tā, kurš jums sūta e-pastus no ārpasaules, jums, iespējams, būs jāpārbauda tikai Mani kontakti, pretējā gadījumā e-pasti tiks nosūtīti visiem, ieskaitot biļetenus, paziņojumus un pat surogātpastu.
- Kad aktivizēts, atlasiet Labi.
Process ir nedaudz īsāks nekā programmā Outlook 2016, taču gala rezultāts ir tāds pats. Iespēja iestatīt laika grafiku ir glīta, un kā Outlook 2016 lietotājs es ceru, ka šī funkcija drīzumā pāriet uz šo versiju.
Izslēdziet ziņojumu ārpus biroja, izmantojot Office 365
Ja nevēlaties izmantot taimeri, atgriezieties agri vai jums ir jāatceļ ziņojums ārpus biroja, varat.
- Atveriet programmu Outlook un atlasiet Fails.
- Atlasiet Automātiskās atbildes un izceliet noteikumu ārpus biroja.
- Atlasiet Nesūtīt automātiskas atbildes.
Tas apstādinās Exchange tūlītēju ziņojumu sūtīšanu, tāpēc pārliecinieties, vai esat gatavs atbildēt, tiklīdz to atspējojat.
Tagad jūs zināt, kā iestatīt Outlook ziņojumu ārpus biroja, un tas nav attaisnojums, lai neatliktu vairāk laika prom no darba. Veiksmi ar to!
