Kā: kā palīdzības dienesta risinājumu izmantot google gmail

Google Gmail pakalpojums ir patiesi jaudīgs tīmekļa e-pasta risinājums. Un ir viegli pieņemt, ka tas galvenokārt ir piemērots e-pastam. Un, jā, tā ir. Bet, nedaudz padomājot ārpus lodziņa, varat iemācīties izmantot Gmail, lai to lietotu, par kuru jūs, iespējams, nemaz nedomājāt.

Vai Gmail var izmantot kā bezmaksas risinājumu jūsu uzņēmuma palīdzības dienesta vajadzībām?

Tradicionālie palīdzības dienesta risinājumi

Jebkura palīdzības dienesta risinājuma ideja ir pieņemt ienākošos klientu pieprasījumus un ļaut darbiniekiem atbildēt un pārvaldīt šos pieprasījumus. Kopīgās iezīmes būtu vairākas nodaļas, biļešu numuri, iespējams, zināšanu bāze par iepriekšējām atbildēm. Šāda programmatūra var svārstīties no diezgan pamata līdz diezgan progresīvai un parasti ir balstīta uz tīmekļa vietni.

Daži risinājumi var ietvert Kayako eSupport vai IssueTrak, lai sniegtu bezmaksas risinājumus, piemēram, Help Desk Lite. Vietnē ar Open Source palīdzības dienesta sarakstu ir uzskaitīti (kā jau varējāt uzminēt) atvērtā pirmkoda palīdzības dienesta risinājumi.

Parasti šādiem risinājumiem ir veids, kā e-pastus novirzīt uz konkrētu e-pasta adresi tieši biļešu pārdošanas sistēmā. Tātad klients nosūta e-pastu, tas nonāk e-pasta kastītē, pēc tam tiek ievadīts biļešu pārdošanas sistēmā, tiek piešķirts biļetes numurs un atrodas rindā, lai uzņēmuma darbinieki to apstrādātu.

Ja šī ir publiska e-pasta adrese, tas tomēr rada surogātpastu problēmas. Un servera puses risinājumi, iespējams, ne pārāk labi apstrādā ienākošos surogātpastu.

Labi, bet Gmail?

Gmail patiešām ir bezmaksas tīmekļa e-pasta sistēma. Tomēr tam ir dažas lietas:

1. Tas ir bez maksas.
2. Tas lepojas ar neticamu surogātpasta atklāšanu un filtrēšanu
3. Tas nodrošina lieliskus ienākošo ziņojumu organizēšanas un marķēšanas veidus.
4. Sarunu pavedieni tiek automātiski grupēti, padarot katru pieprasījumu viegli izpildāmu līdz izšķirtspējai.

Tātad, kā mēs to izmantotu Gmail?

Pirmais, kas jums jādara, ir novērtēt palīdzības dienesta programmatūras vajadzības. Vai jums ir vairākas nodaļas? Vai jums noteikti jāpiešķir biļešu numuri? Vai jums nepieciešama zināšanu bāze?

Ja jums ir nepieciešami biļešu numuri? Gmail tur jums nevar palīdzēt. Tāpat Gmail nav iestrādāta veida, kā izveidot zināšanu bāzi par iepriekšējiem jautājumiem. Bet tas nenozīmē, ka jūs nevarat atsevišķi izveidot savus FAQ vai zināšanu bāzi.

Pieņemsim, ka vēlaties izmantot Gmail. Izveidojiet Gmail kontu un mēģiniet kontam izmantot pēc iespējas aprakstošāku vārdu. Jūs pat varētu vēlēties izveidot vairākus Gmail kontus, lai katrai jūsu uzņēmuma nodaļai varētu būt sava. Šī izvēle atkal ir atkarīga no jūsu vajadzībām. Ja jūsu uzņēmums ir mazs, iespējams, jums ir viena persona, kas ienākošos ziņojumus sadala attiecīgajā nodaļā (piemēram, sekretāre). Vai varbūt cilvēku skaits jūsu grupā ir mazs, tāpēc jūs, puiši, varat vienkārši vienoties par to, kā organizēt ziņojumus kontā. Tomēr, ja jums būs daudz pieprasījumu, iespējams, vēlēsities iestatīt vairākus Gmail kontus.

Vēlaties iestatīt paziņojumu par atvaļinājumu pakalpojumā Gmail. Tomēr jūs to neizmantojat kā paziņojumu par atvaļinājumu. Jūs to izmantosit kā automātisku ienākošās biļetes apstiprināšanu. Veids, kā pateikt klientam, ka, jā, viņa ziņa ir saņemta. Lai to iestatītu, dodieties uz Iestatījumi. Atlasiet radio pogu, lai ieslēgtu automātisko atbildētāju, pēc tam ierakstiet ziņojumu, kuru vēlaties nosūtīt.

Jūs vēlēsities izveidot e-pasta kontu savā domēnā, lai tas darbotos kā jūsu publiskā e-pasta adrese. Jūs, iespējams, nevēlaties, lai klienti sūtīt jums e-pastu uz GMAIL.COM adresi, jo tas varētu radīt neprofesionalitātes jēdzienu. Tāpēc izveidojiet savu e-pasta kontu un izmantojiet Gmail kā e-pasta klientu, lai vienkārši satvertu e-pastus no servera. Lai to izdarītu, dodieties uz Iestatījumi -> Konti. Sadaļā “Saņemt pastu no citiem kontiem” atlasiet “Pievienot citu pasta kontu”. Jūs saņemsit uznirstošo logu, kurā varat ievadīt e-pasta adresi, kuru vēlaties pārbaudīt pakalpojumā Gmail. Pēc tam ievadīsit lietotājvārdu, paroli un servera adresi POP3 savienojumam ar šo e-pasta kontu. Es ieteiktu jums izvēlēties, lai Gmail noņem ziņojumu no servera, tiklīdz tas ir lejupielādēts pakalpojumā Gmail.

Tālāk, kā arī cilnē Iestatījumi -> Konti, vēlēsities šo e-pasta adresi padarīt par izejošo e-pastu. Ja jūs to nedarīsit, visiem e-pasta ziņojumiem, ko sūtāt no Gmail, kā atgriešanās adresi tiks norādīts Gmail.com. Tātad ievadiet sava uzņēmuma e-pastu Gmail kā ierakstu sadaļā “Sūtīt pastu kā”. Uz šo e-pasta adresi Gmail nosūtīs apstiprinājuma kodu. Izgūstiet šo kodu no saņemtā e-pasta, pievienojiet to Gmail un pēc tam varēsit sūtīt e-pastu no Gmail, izmantojot šo kontu. Iestatiet šo jauno adresi kā noklusējuma izejošā e-pasta kontu.

Kad tas būs izdarīts, neviens nevarēs pateikt, ka izmantojat Gmail, ja vien viņš neiedziļinās e-pasta galvenēs.

Pēc tam jūs vēlēsities iestatīt dažas etiķetes, kuras izmantosit ziņojumu organizēšanai. Varbūt katras nodaļas etiķetes. Varbūt ir etiķetes tam, vai ziņojums ir apstrādāts, pārsūtīts vai joprojām gaida atbildi. Izveidotās etiķetes ir atkarīgs no jums, bet plānojiet to iepriekš, jo tieši etiķetes pārvērtīs Gmail par organizētu ienākošo ziņojumu platformu, nevis par milzīgu izmeklēšanas jucekli.

Varat arī izmantot Gmail filtrus, lai vēl vairāk kārtotu ziņojumus.

Kā klientiem vajadzētu iesniegt pieprasījumus?

Divas galvenās iespējas būtu izmantot tīmekļa veidlapu vai e-pasta adreses tiešu publicēšanu savā vietnē. Acīmredzot, ja jūs tieši publicējat adresi, ļoti iespējams, ka adrese tiks izvēlēta zirnekļos un ievietota surogātpasta sarakstos. Tomēr Gmail surogātpasta filtrēšana ir lieliska, un jūs, visticamāk, savā iesūtnē neievadīsit daudz surogātpastu.

Ja izmantojat veidlapu, esiet piesardzīgs, lai e-pastā netiktu kodēts e-pasta tēmas rinda. Gmail vītņošanas iespējas ir viena no spēcīgajām lietām, kas padara to par pienācīgu palīdzības dienesta risinājumu, un identiskas tēmu līnijas nepatiesi sagrupēs visu vienā pavedienā. Lai cik jūs to darītu, pārliecinieties, ka klients, nosūtot jums pieprasījumu, var izveidot pats savu tēmas rindu.

Apskatīsim ārpus Gmail

Gmail ir lielisks, taču citi Google risinājumi arī padara Google par lielisku platformu jūsu biznesa komunikāciju vajadzībām. Piemēram, iestatot Gmail kontu, tiek iestatīta arī piekļuve Google kalendāram (ko var izmantot gan kā uzņēmuma kalendāru, gan kā atgādinājumus par uzdevumiem). Varat izmantot Google dokumentus, lai saglabātu dokumentāciju par to, kā rīkoties ar noteikta veida pieprasījumiem, kas var tikt saņemti no klientiem. Varat izmantot Google tērzēšanu, lai tērzētu darbinieku starpā. Jūs varat izmantot Google vietnes kā korporatīvo iekštīklu, uzņēmuma procedūras un citu dokumentāciju glabāt turpat tīmeklī. Google grupas var izmantot kā privātu e-pasta sarakstu visam uzņēmumam.

Tātad, kā redzat, Google bezmaksas pakalpojumi var radīt lieliskus risinājumus mazam biznesam. Jums vienkārši mazliet jādomā ārpus kastes. ????